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Started by Parker Williborg
Thu, 13 Mar 1997 00:00
Conference Documation
Author: Parker Williborg
Date: Thu, 13 Mar 1997 00:00
Date: Thu, 13 Mar 1997 00:00
260 lines
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Bonjour,
Pour ceux qui n'ont pas pu assister =E0 Documation 97 en f=E9vrier et qui =
sont int=E9ress=E9s par la mise en oeuvre de bases de donn=E9es documentair=
es =
sur intranet dans un grand groupe en France, je transmets ci-apr=E8s le =
contenu de ma conf=E9rence.
Bonne lecture,
Louis-Pierre =
_______________________________________________________________________
Louis-Pierre Guillaume
Ing=E9nieur consultant en syst=E8mes de gestion documentaires =
PARKER WILLIBORG e-mail : pguillaume@atelier.fr
80, boulevard Haussmann Tel : +33 1 40 08 40 86 =
75008 Paris Fax : +33 1 42 93 90 45
France
_______________________________________________________________________
<x-fontname><param>Courier</param>
________________________________________________
| |
| PROJET DE MISE EN OEUVRE DE BASES DE DONN=C9ES | =
| DOCUMENTAIRES SUR INTRANET |
|_______________________________________________|
Documation 97 - 19 f=E9vrier 1997
Louis-Pierre GUILLAUME
Ing=E9nieur consultant
PARKER WILLIBORG
T=E9l : 01 40 08 40 54
E-mail : parkerw@calva.net
_____________________________________________
1. SOMMAIRE DE LA PR=C9SENTATION
* D=E9marche de l'=E9tude
* Bilan de l'existant
* Besoins des utilisateurs du Service Documentation
* Pr=E9conisations
* Architecture propos=E9e (documentaire et technique)
* Projet de Service pour l'Intranet
2. ACTIVIT=C9S DE PARKER WILLIBORG =
* Les Syst=E8mes Documentaires
- Syst=E8me de Gestion Electronique de Documents (G.E.D.),
- Bureautique communicante (Messagerie, Groupware),
- Bases Documentaires, Phototh=E8que, Th=E9saurus,
- Syst=E8mes de Documentation technique,
- Internet - Intranet,
- Archivistique.
* La gamme des interventions
- Etude d'opportunit=E9, =
- Analyse des co=FBts,
- Analyse de l'existant,
- R=E9daction de cahiers des charges,
- Pr=E9conisation de solution,
- Assistance =E0 ma=EEtrise d'ouvrage,
- Audit d'applications existantes.
3. D=C9MARCHE DE L'=C9TUDE
* Audit du Service Documentation
* Panoramique d'autres fonds documentaires
* Bilan de l'existant (points forts et dysfonctionnements)
* Etude des besoins des utilisateurs (si=E8ge et filiales)
* Pr=E9conisations organisationnelles et techniques
* Pr=E9sentation d'un projet de service
4. BILAN SUR L'EXISTANT DU SERVICE DOCUMENTATION
* Taille de la base de donn=E9es
- 30.000 r=E9f=E9rences bibliographiques sous BasisPlus
- 28.000 documents primaires papier
* Points forts
- L'importance du r=F4le du Service Documentation est reconnue
- La productivit=E9 du Service Documentation est en augmentation
- Le Service Documentation favorise l'autonomie des utilisateurs =
(formations)
- La base de donn=E9e du service constitue un gisement =
d'informations strat=E9giques pour le Groupe
* Dysfonctionnements
- Syntaxe d'interrogation complexe pour la base de donn=E9es =
(BasisPlus, mode FQM)
- Les bases de donn=E9es de travail des documentalistes ne sont pas=
=
maintenues
- L'archivage papier des documents primaires est probl=E9matique
- La circulation des p=E9riodiques inadapt=E9e aux besoins sur =
certains sites du Si=E8ge
- Synergie de travail insuffisante entre les directions du Groupe =
et le Service documentation
5. BESOINS DES UTILISATEURS DU SERVICE DOCUMENTATION
* Acc=E8s =E0 la base de donn=E9e documentaire
* Diffusion des sommaires des revues plut=F4t que circulation
* Alertes documentaires sur profil
* Partenariat de travail =E0 d=E9finir
6. PR=C9CONISATIONS POUR LE SERVICE DOCUMENTATION
* Passer au mode Windows de BasisPlus pour optimiser l'indexation et la =
recherche dans la base documentaire
* Num=E9riser une ant=E9riorit=E9 de documents primaires et les lier =E0 la=
base =
documentaire
* Accro=EEtre l'activit=E9 "information =E9labor=E9e" avec les diff=E9rents=
acteurs =
du Groupe
* Adapter le rythme de diffusion des profils et mettre en oeuvre une =
alerte documentaire automatique
* Cr=E9er un prototype du bulletin des sommaires =E9lectroniques =
* Mettre =E0 disposition la base documentaire sur l'Intranet
* Acqu=E9rir de nouveaux produits documentaires pour mieux r=E9pondre aux =
besoins des utilisateurs
7. ARCHITECTURE PROPOS=C9E POUR L'INTRANET
___________________________________________________
| _______________________________ | =
| | Projet de service | / \ |
| |------------------------------ | / \ |
| | Mise =E0 disposition du | | | |
| | fonds documentaire du | | | |
| | du Service Documentation | | | |
| |_______________________________| | | |
| _______________________________ | | |
| | Infrastructure documentaire | | | |
| |_______________________________| | |Echanges|
| __ _____________ ___________ | | de |
| | ||Messagerie et| | Services | | |Services|
| | ||Annuaire | | Intranet | | | |
| | ||_____________| | | | | |
| | | _______________| | | | |
| | ||___________________________| | | |
| | |________________________ \ / |
| |Postes de travail en r=E9seau| \ / |
| |___________________________| |
|___________________________________________________|
8. INFRASTRUCTURE DOCUMENTAIRE
* Principales fonctions
- Alertes documentaires sur profil
- Recherches et consultations simples
* Utilisable pour d'autres fonds documentaires
* Formats des documents
- Documents bureautiques Acrobat (principalement) et HTML
- Images num=E9ris=E9es : Acrobat ou GIF
9. ARCHITECTURE TECHNIQUE POUR L'INTRANET
_______________ __________
| _____________ | |Poste de |
|| documents ||________ |travail de|
|| HTLM ET PDF || ______|___ |saisie |
||_____________|| | Basis | ______|(Desktop) |
| _____________ | |WebServeur| | |__________|
||base de don- || |__________| | =
||n=E9es documen-|| | | __________________
||taire || | | |Poste de travail |
||_____________|| | | |utilisateur avec |
| | | | |Netscape Navigator| =
| Basis Plus | | | |pour consulter |
|_______________| ____|_____|_ |__________________|
| | |_______________| =
|___________| R=E9seau WAN | =
| |
|____________| =
| |
| | __________________
_____________________ | | |Poste de travail |
|Serveur de messagerie| | | |utilisateur avec |
|et annuaire GroupWise|__| |___ |Microsoft Explorer|
|_____________________| |pour consulter |
|__________________|
10. PROJET DE SERVICE : MISE =C0 DISPOSITION DU FONDS DOCUMENTAIRE DU =
SERVICE DOCUMENTATION
* But du projet
- Mettre =E0 disposition la base documentaire en consultation pour =
le Groupe
- Permettre l'acc=E8s aux documents primaires =
- Diffuser des alertes documentaires
* Organisation cible =
- Bulletin des sommaires par le Service Documentation : maquette =
=E0 tester pour la num=E9risation
- L'envoi des r=E9sultats de recherches effectu=E9es et des profil=
s =
par le Service Documentation via la messagerie
- La mise =E0 disposition en ligne des documents de synth=E8se du =
Service Documentation
- Le choix de profils personnalis=E9s
* Sc=E9narios de mise en oeuvre
- Sc=E9nario 1 : Mise en ligne de la base documentaire sur =
l'Intranet
- Sc=E9nario 2 : Sc=E9nario 1 + mise en oeuvre de l'alerte
- Sc=E9nario 3 : Sc=E9nario 2 + bulletin des sommaires num=E9ris=E9=
s
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